退職　|　2024.03.31 Sun

【例文付き】退職挨拶のメールの書き方とは？マナーやポイントを徹底紹介

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コンサルタント

大阪 太祐

東京の大手不動産でリテール営業を経験。30歳を節目に故郷の東北へUターンし、地元の転職支援会社へ入社。主に20～30代の若い人材のキャリアカウンセリングや、転職活動サポートを担当している。趣味はライブ鑑賞とスノーボード。

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退職のメールってどうやって書けばいいのかお困りではないでしょうか。上司や取引先の方へ送信するため礼儀やマナーが合っているか不安になりますよね。

この記事では、社内、社外へのメールのマナーを解説しており、型も紹介しているため退職メールの書き方に迷わなくなります。

1.【社内編】退職挨拶のメールを作成する際の7つのポイント

退職挨拶のメール作成をする時には「7つのポイント」があります。

  1. 最終出社日に送信する
  2. 退職理由は「一身上の都合により」とする
  3. 文量は適度な長さとする
  4. 感謝と激励の言葉を添える
  5. 一斉送信する際は宛先に注意する
  6. お世話になった方へは個別メールで挨拶する
  7. スピーチの場にいなかった人には個別で挨拶をする

退職挨拶にもマナーやルールがあるためしっかり確認しておきましょう。

（1）最終出社日に送信する

退職メールは「最終出社日」に送信するのが適切です。なぜなら、お世話になった方への最後の挨拶という意味合いがあるからです。

また、送信する時間帯としては忙しい時間帯を避け、定時の1時間前が望ましいでしょう。

（2）退職理由は「一身上の都合により」とする

退職理由は、「一身上の理由により」が無難です。

結婚や出産など様々な退職理由が考えられますが、細かく伝える必要はありません。

これからも働く社員の士気に影響がでてしまう可能性もあります。特に会社にとって悪影響になりかねない発言は避けましょう。

（3）文量は適度な長さとする

余りに長いと時間を奪ってしまい業務にも差し支える場合があるため、適度な長さで書くようにしましょう。大体1~2分で読める量がいいでしょう。文字数としては200~400文字程度がおすすめです。

（4）感謝と激励の言葉を添える

お世話になった上司や先輩への感謝を述べる時には、具体的なエピソードも書くと感謝の気持ちがより伝わるでしょう。また、職場の方に対して今後活躍されるように激励の言葉も添えると良いでしょう。

仕事で嫌なことがあったとしても、ネガティブな言葉は書いてはいけません。

（5）一斉送信する際は宛先に注意する

一斉送信する際には、「Bcc」に送りたい相手のメールアドレスを入れます。

そうすると他の受信者に知られず、メールを共有することができます。

（6）お世話になった方へは個別メールで挨拶する

一斉メールとは別に、お世話になった上司や先輩には個別でメールをするとより感謝の気持ちが伝わるでしょう。その際には、過去のエピソードなど交えながら書くとより印象に残りやすいでしょう。

（7）スピーチの場にいなかった人には個別で挨拶をする

業務の都合でスピーチの場にいなかった人には個別で挨拶をしましょう。

特に別部署で役職者の方や仕事上で深く関わりのあった人には、終業後の時間帯にメールを使って自分の言葉で伝えることもおすすめです。

終業後でも仕事で忙しい場合もあるため、「少しお時間よろしいでしょうか。」と一声かけてから挨拶するのが良いでしょう。

2.【例文】社内向けの退職挨拶のメール

一斉送信は便利ですが、相手から良い印象を持たれない場合もあるため個別に送るのが無難です。一斉送信を行う場合、宛先は「Bcc」を使って送信先一覧がわからないように配慮しましょう。

では下記には2つの例文を紹介します。

  • 社内向けの退職挨拶メール例文
  • 上司への退職挨拶メール例文

順に紹介します。

社内向けの例文｜「シンプル」を意識

社内向けの退職挨拶メールの例文を紹介します。

本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。

私事ではありますが、この度、〇月〇日を持ちまして一身上の都合により退職することになりました。

〇〇に入社して〇年間、初めての仕事でわからないことが多く、ご迷惑をかける場面もたくさんありました。そんな中で、時に厳しく、時に優しくご指導いただき、大変感謝しております。

今後、私の業務は△△さんに引き継いでいただくことになっています。どうぞよろしくお願いいたします。本日を持ちまして退職しますが、今後も私なりに努力していきたいと思っております。

最後になりましたが、今後の皆さんのご活躍をお祈りし、退職の挨拶とさせていただきます。

今までありがとうございました。

上記のようなメールを作成の上、報告するようにしましょう。

上司への例文｜「感謝」を意識

次に上司への退職挨拶メールの例文を紹介します。

件名：退職のご挨拶（佐藤）

本文：〇〇課△△様

お疲れ様です。▢▢事業部の佐藤です。

この度、一身上の都合により〇月〇日で退職することになり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのあいさつにて失礼します。

△△部長には入社当初からお世話になり、大変多くのことを学ばせていただきました。

私が仕事で実績を上げられないとき、叱咤激励の言葉を頂いたことを今でも覚えており感謝しております。

在籍中は至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。

今後も△△部長から教えていただいたことを糧に、活かしていきたいと思っております。

退職後の連絡先は下記になりますので、今後ともご連絡いただけると幸いです。

メールアドレス：

最後になりましたが、△△部長のさらなるご健勝とご活躍をこころよりお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

上記を参考に上司への退職挨拶をしてください。

3.【社外編】退職挨拶のメールを作成する4つのポイント

退職者・後任者を必ず明記して、自分が退職した後に社内・社外の人に迷惑が掛からないように配慮することが重要です。

これらに配慮するために4つのポイントがあります。

  1. 退職を伝えるタイミングは2週間前~3週間前とする
  2. 退職日は忘れずに伝える
  3. 後任の担当者、引き継ぎについて明記する
  4. 私的な内容は避ける

順に紹介します。

（1）退職を伝えるタイミングは2週間〜3週間前とする

取引先の企業へ退職の挨拶をする際は、自分が退職した後も取引を続けてもらえるように丁寧な引き継ぎを行いましょう。

一般的には、退職の2~3週間前が適切と言われていますが、上司の判断を仰ぐとより確実です。 退職ぎりぎりでの報告は悪い印象を残すことにつながるため気を付けましょう。

（2）退職日は忘れずに伝える

退職日は必ず伝えましょう。退職日がわかっていれば、引き継ぎに関して確認したい事があったときに連絡を取りやすいため、相手に安心感を持ってもらえます。

（3）後任の担当者、引継ぎについて明記する

自分が退職後、新たな担当者がいて円滑にやり取りが可能ということを知らせることで安心して取引を継続してもらえるでしょう。

（4）私的な内容は避ける

仕事とプライベートはしっかり分け、退職理由などに関して個人的な内容を含めないようにしましょう。

4.【例文】社外・取引先向けの退職挨拶のメール

社外や取引先向けの退職挨拶の例文を紹介します。

件名：退職のご挨拶（佐藤）

本文：株式会社〇〇　△△部▢▢様

いつもお世話になっております。

●●株式会社の▲▲です。

私事で大変恐縮ですが、この度一身上の都合により、〇月〇日を持ちまして●●株式会社を退職することになりました。

▢▢様には多方面においてお力添えを賜り、こころより感謝申し上げます。

本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の🔳🔳が務めさせていただきます。

後日改めてご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願いします。

貴社のご発展と▢▢様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

5.退職時の挨拶は社会人としてのマナー

退職するから関係ないやと「挨拶もせずに去る」ことは失礼なので、必ず挨拶回りをしてください。挨拶をすることは、社会人としてのマナーです。

また、これから仕事をしていく中で、再び縁があって一緒に仕事をする機会があるかもしれません。たとえ、短い期間しか働いていなくてもお世話になったことはあるはずです。

退職の挨拶をしっかりと終えて、新たな人生に進むとお互いに気持ちが良いでしょう。

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